Elektroniczny Obieg Dokument�w

Brenna

Na skróty:

W 2007 roku Stowarzyszenie Rozwoju i Wsp�pracy Regionalnej ?Olza? ? na wniosek zainteresowanych Samorz�d�w Cz�onkowskich – podj�o si� realizacji projektu pn. ?Przystosowanie systemu informatycznego administracji samorz�dowej do kompleksowego �wiadczenia us�ug drog� elektroniczn� w gminach: Brenna, Chybie, D�bowiec, Golesz�w, Istebna, Strumie�, Wis�a?. Projekt swoim zakresem obejmowa� wdro�enie elektronicznego obiegu dokument�w na terenie 7 gmin powiatu cieszy�skiego. Decyzja o realizacji projektu by�a konsekwencj� niskiego rozwoju spo�ecze�stwa informacyjnego na obszarze obj�tym projektem (rys1.). Niewystarczaj�ce warunki organizacyjne i techniczne dla zrealizowania us�ug publicznych drog� elektroniczn� oraz niska efektywno�� pracy samorz�dowej administracji w procesie �wiadczenia e-us�ug by�y okoliczno�ciami na podstawie kt�rych zdecydowano si� do wprowadzenia zmian. Poprzez realizacj� projektu zak�adano osi�gni�cie nast�puj�cych cel�w:
? Poprawa jako�ci �wiadczonych us�ug publicznych
? Wprowadzenie us�ug �wiadczonych drog� elektroniczn�
? Obni�enie koszt�w �wiadczenia us�ug publicznych
? Poprawa konkurencyjno�ci gmin powiatu w skali europejskiej

Przyczyny niskiego rozwoju spo�ecze�stwa informacyjnego w gminach obj�tych projektem rozpatrujemy w 2 obszarach: organizacyjnym i technologicznym.

G��wn� przyczyn� o charakterze organizacyjnym, wp�ywaj�c� na niski poziom efektywno�ci proces�w administracyjnych zwi�zanych ze �wiadczeniem us�ug publicznych drog� elektroniczn�, by� brak wdro�onego zarz�dzania procesowego w instytucjach administracji samorz�dowej na obszarze powy�szych gmin. W celu zniwelowania problem�w organizacyjnych przygotowano odpowiednie procedury, w tym analiz� i optymalizacj� proces�w administracyjnych w zakresie us�ug publicznych. Procesy te odbywa�y si� w ramach przygotowa� do wdro�enia narz�dzi teleinformatycznych wspieraj�cych prac� urz�dnik�w w �wiadczeniu us�ug zar�wno drog� elektroniczn�, jak i w spos�b tradycyjny.

W obszarze technologicznym na etapie przygotowania projektu wykazano brak odpowiedniego teleinformatycznego �rodowiska dla �wiadczenia e-us�ug wymagaj�cego zakupu urz�dze� teleinformatycznych (serwery, komputery, skanery, zestawy czytnik�w kod�w kreskowych, skanery, drukarki) oraz wdro�enia aplikacji stanowi�cej �rodowisko elektronicznej pracy urz�dnik�w i wsparcia zarz�dzania procesami, kt�re wi�� sie z realizacj� e-us�ug publicznych. Dodatkowo wykazano pewne braki umiej�tno�ci pracownik�w w pos�ugiwaniu si� nowymi technologiami.

Aby stworzy� warunki do rozwoju spo�ecze�stwa informacyjnego w mikroregionie powiatu cieszy�skiego przedmiotem zrealizowanego projektu by� zakup wspomnianego sprz�tu teleinformatycznego wraz z niezb�dnym do realizacji cel�w projektu oprogramowaniem.

Rysunek 1 Obszar projektu

Projekt realizowany by� w ramach Dzia�ania 2.2 Rozw�j elektronicznych us�ug publicznych, kt�rego g��wnym zamierzeniem jest rozw�j elektronicznych us�ug publicznych dla mieszka�c�w regionu, niezb�dnych do wype�niania zada� zwi�kszaj�cych zakres us�ug �wiadczonych drog� elektroniczn�. Dzia�anie to ukierunkowane jest na wdro�enie systemu wspomagania zarz�dzania w administracji publicznej na poziomie lokalnym, ponadlokalnym oraz regionalnym. Priorytetowym zadaniem zrealizowanego projektu by�o zapewnienie bezpiecze�stwa �wiadczonych us�ug, a tak�e integracja i standaryzacja istniej�cych oraz nowotworzonych system�w informatycznych.

Koncepcja projektu zak�ada�a popraw� �ycia mieszka�c�w poprzez zmniejszenie uci��liwo�ci przy za�atwianiu spraw administracyjnych dzi�ki wdro�eniu Systemu Elektronicznego Obiegu Dokument�w pozwalaj�cego na przetwarzanie i obs�ug� pism w formie dokument�w elektronicznych. Wdro�enie tego rozwi�zania umo�liwi�o:
? skr�cenie czasu realizacji us�ug
? usprawnienie procedur administracyjnych
? wype�nianie komputerowo formularzy, kt�re wymagaj� wielokrotnego wype�niania tych samych informacji
? kontakt z urz�dem bez konieczno�ci osobistego stawiennictwa w celu z�o�enia wniosk�w, przekazania informacji lub te� wnoszenia op�at administracyjnych
? podniesienie jako�ci us�ug administracji publicznej

W ramach projektu zaplanowano i zrealizowano nast�puj�ce dzia�ania:
? uzupe�nienie infrastruktury sprz�towej i niezb�dnego oprogramowania
? zakup i wdro�enie oprogramowania

Stronami zaanga�owanymi w realizacj� projektu by�y Partnerskie Gminy: Brenna, Chybie, D�bowiec, Golesz�w, Istebna, Strumie�, Wis�a oraz Stowarzyszenie Rozwoju i Wsp�pracy Regionalnej ?Olza? ? Euroregion �l�sk Cieszy�ski.

Stowarzyszenie w niniejszym Projekcie, pe�ni�o funkcj� Lidera, kt�rego zadaniem by�o zapewnienie koordynacji i nadzoru nad poprawn� realizacj� Projektu. Ponadto lider m.in. przygotowywa� raporty monitoruj�ce dla Instytucji Zarz�dzaj�cej RPO WSL z post�pu realizacji Projektu. Dodatkowo Stowarzyszenie by�o stron� podpisuj�c� kontrakty z wykonawcami. Wszystkie 7 Gmin uczestnicz�cych w Projekcie posiada status Partner�w Projektu.
Z powodu niewystarczaj�cych zasob�w kadrowych Lidera Projektu i Gmin Partnerskich, niezb�dne by�o r�wnie� wy�onienie, w drodze negocjacji, In�yniera Projektu pe�ni�cego funkcj� doradcy technologicznego, kt�rego g��wn� rol� by�o bie��ce doradztwo w zakresie wdra�ania rozwi�za� teleinformatycznych w ramach Projektu.

Projekt wsp�finansowany by� przez Uni� Europejsk� z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Wojew�dztwa �l�skiego na lata 2007-2013 z priorytetu II ?Spo�ecze�stwo informacyjne?, Dzia�anie 2.2. ?Rozw�j elektronicznych us�ug publicznych?. Warto�� ca�ego projektu ? zgodnie z Umow� – nie mog�a przekroczy� kwoty dofinansowania 732 987,00 PLN, z czego 85% wsp�finansowanych zosta�o z EFRR, a 15% z bud�et�w gminnych.

Przebieg i etapy realizacji

Prace nad projektem rozpocz�y si� od okre�lenia cel�w i opracowania studium wykonalno�ci, b�d�cego integralna cz�ci� sk�adanego w 2008 r. wniosku o dofinansowanie.

Zgodnie z za�o�eniami projektu w sierpniu 2010 roku w wyniku przeprowadzenia negocjacji na �wiadczenie us�ug In�yniera Kontraktu dla projektu zosta� wy�oniony Wykonawca firma Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o.

Kluczowym momentem w realizacji projektu by�a decyzja Wojew�dztwa �l�skiego o dofinansowaniu projektu. Rzeczowa realizacja rozpocz�a si� podpisaniem we wrze�niu 2010 roku umowy o dofinansowanie pomi�dzy Wojew�dztwem �l�skim, reprezentowanym przez Zarz�d Wojew�dztwa �l�skiego ? Instytucj� Zarz�dzaj�c�, a Stowarzyszeniem Rozwoju i Wsp�pracy Regionalnej OLZA ? Liderem Projektu.

Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu w pierwszej kolejno�ci opracowany i og�oszony zosta� przetarg, kt�rego zadaniem by�o wy�onienie Wykonawcy, b�d�cego jednocze�nie dostawc� sprz�tu komputerowego oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokument�w. Za najkorzystniejsz� ofert� w post�powaniu przetargowym uznana zosta�a oferta Konsorcjum TBD Polska S.A. oraz R-data Sp. z o.o.

Zgodnie ze studium wykonalno�ci i wnioskiem o dofinansowanie wy�oniony Wykonawca dostarczy� sprz�t i wdro�y� oprogramowanie wed�ug ustalonego harmonogramu.

W pierwszej kolejno�ci dostarczono, skonfigurowano oraz uruchomiono sprz�t u wszystkich partner�w projektu. Podzia� w poszczeg�lnych gminach kszta�towa� si� nast�puj�co:

? Wis�a ? 1 zestaw czytnik�w kod�w, 3 zestawy do podpisu elektronicznego, 1 skaner wysokowydajny, 1 serwer, 3 zestawy komputerowe oraz 1 drukarka
? Istebna – 1 zestaw czytnik�w kod�w, 7 zestaw�w do podpisu elektronicznego, 1 skaner oraz 4 zestawy komputerowe
? Golesz�w – 1 zestaw czytnik�w kod�w, 4 zestawy do podpisu elektronicznego oraz 1 skanery, 1 serwer
? Strumie� – 1 zestaw czytnik�w kod�w, serwer, 2 zestawy komputerowe oraz drukarka
? Brenna – zestaw czytnik�w kod�w, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, 2 skanery, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, klimatyzator
? Chybie – zestaw czytnik�w kod�w, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, skaner, serwer, zestaw komputerowy, drukarka, urz�dzenie wielofunkcyjne
? D�bowiec – zestaw czytnik�w kod�w, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, urz�dzenie wielofunkcyjne

Nast�pnie zainstalowany i skonfigurowany zosta� system obiegu dokument�w. W projekcie zakupiono 188 licencji oprogramowania. Wdro�enie obejmowa�o opracowanie i zamodelowanie procedur, przeprowadzenie warsztat�w oraz szkole� u�ytkownik�w, lider�w i administrator�w. Podczas szkole� przeszkolonych zosta�o 188 os�b, a szkolenia przebieg�y pomy�lnie i bez zak��ce�.

Efektem ko�cowym prac by�o przeprowadzenie procedur odbiorowych w ramach, kt�rych zweryfikowany zosta� dostarczony w projekcie sprz�t. Dokonano r�wnie� wdro�onego systemu obiegu dokument�w oraz podpisane zosta�y protoko�y ko�cowe.

Niebagatelne znaczenie dla powodzenia projektu mia�a �cis�a wsp�praca i zaanga�owanie pomi�dzy Wykonawc�, Liderem i In�ynierem Projektu. Ze wzgl�du kr�tki termin realizacji projektu strony pozostawa�y w sta�ym kontakcie, a wsp�praca by�a efektywna. Projekt z dniem 29 kwietnia 2011 roku zosta� zako�czony sukcesem.

Elektroniczny System Obiegu Dokument�w

W projekcie wdro�one zosta�o rozwi�zanie firmy specjalizuj�cej sie w wytwarzaniu wysokiej jako�ci dedykowanych rozwi�za� informatycznych dla podmiot�w publicznych. Zaoferowany przez Wykonawc� System Elektronicznego Obiegu Dokument�w (ESOD) umo�liwia sprawne zarz�dzanie obiegiem dokument�w przetwarzanych w urz�dzie, procedowanie spraw oraz prowadzenie rejestr�w i archiw�w. Pozwala r�wnie� na automatyzacj� pracy urz�du i zarz�dzanie dost�pem do informacji przy zagwarantowaniu bezpiecze�stwa przechowywanych danych. ESOD gwarantuje sp�jny, p�ynny obieg dokument�w kancelaryjnych, wspomaga zarz�dzanie obiegiem spraw i zwi�zanej z nimi korespondencji (pism, dokument�w, notatek), umo�liwia obs�ug� dokument�w nadsy�anych w postaci papierowej oraz elektronicznej. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i wykorzystuje mechanizmy automatycznego przep�ywu pism (?work flow?) wspomagaj�ce bezobs�ugow� prac� systemu.

Wdro�enie rozwi�zania mia�o na celu u�atwienie zarz�dzania dokumentami w urz�dzie poprzez zintegrowane rozwi�zanie obejmuj�ce zar�wno dokumentacj� w formie papierowej jak i w postaci elektronicznej oraz uporz�dkowanie zagadnienia zarz�dzania dokumentami i ich przep�ywem pomi�dzy poszczeg�lnymi miejscami w urz�dach. Jednym z pobocznych cel�w i korzy�ci wdro�enia oprogramowania jest zarz�dzanie dokumentami papierowymi przechowywanymi w archiwum.

Dzi�ki modularnej budowie i szerokim mo�liwo�ciom konfiguracji, system zosta� precyzyjnie dostosowany do wymaga� poszczeg�lnych urz�d�w. Koszty wdro�enia zosta�y ograniczone za wzgl�du na wykorzystywanie platformy typu open source.

ESOD jest rozwi�zaniem w pe�ni zgodnym z Kodeksem post�powania administracyjnego i Instrukcjami Kancelaryjnymi dla organ�w gminy i organ�w powiatu, regulacjami m. in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw, Ustaw� o informatyzacji dzia�alno�ci podmiot�w realizuj�cych zadania publiczne i Ustaw� o ochronie danych osobowych, a tak�e z innymi aktami prawnymi, w tym rozporz�dzeniami do ww. ustaw, okre�laj�cymi zasady informatyzacji dzia�alno�ci jednostek samorz�du terytorialnego.

System pozwala na wykorzystanie mo�liwo�ci jakie daje praca z kodami kreskowymi oraz usprawnienia istniej�c� komunikacj� na linii Obywatel-Urz�d-Obywatel, a tak�e u�atwia prac� w samym sektorze us�ug publicznych. Wprowadza dodatkowo efektywne gospodarowanie czasem pracy, redukcj� koszt�w zwi�zanych z bie��cym funkcjonowaniem urz�du oraz automatyzacj� wielu powtarzalnych czynno�ci. Ka�dy wygenerowany za pomoc� ESOD dokument elektroniczny, jest udost�pniany pracownikom, bez konieczno�ci opuszczania stanowiska.

Integracja z platform� SEKAP

Gminy bior�ce udzia� w projekcie przyst�pi�y do projektu Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej (SEKAP), realizowanego przez jednostk� Wojew�dztwa �l�skiego ? �l�skie Centrum Spo�ecze�stwa Informacyjnego.

SEKAP to strategiczny dla rozwoju regionu innowacyjny projekt samorz�d�w gmin i powiat�w Wojew�dztwa �l�skiego, kt�ry swoim zakresem obejmuje stworzenie teleinformatycznego �rodowiska dla �wiadczenia us�ug publicznych w formie elektronicznej, dzia�ania analityczne zwi�zane z przygotowaniem organizacyjnym do wdro�enia powy�szego �rodowiska, a nast�pnie zarz�dzania dzia�aniami zwi�zanymi ze �wiadczeniem us�ug publicznych. Efektem realizacji projektu jest modernizacja administracji samorz�dowej poprzez zwi�kszenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. Dzi�ki realizacji projektu wzrasta poziom us�ug administracyjnych dla mieszka�c�w i przedsi�biorc�w �wiadczonych drog� elektroniczn� oraz zwi�ksza si� efektywno�� pracy administracji m.in. w zakresie realizacji tych us�ug.

Poprzez integracj� ESOD z platform� SEKAP interesanci b�d� mogli m.in. dokonywa� p�atno�ci elektronicznych, sk�ada� elektroniczne wnioski do urz�d�w czy te� �ledzi� post�p realizacji zg�osze�. Poprzez zastosowanie takiego rozwi�zania w wyniku uruchomienia us�ug �wiadczonych drog� elektroniczn� w urz�dach wzro�nie poziom obs�ugi petenta. Brak konieczno�ci osobistego stawiennictwa ze strony interesanta w urz�dzie pozwoli zaoszcz�dzi� czas, obni�y� koszty oraz przy�pieszy� realizacj� zada�.

Informacje znajduj� si� r�wnie� na stronach www Lidera projektu Stowarzyszenie Rozwoju i Wsp�pracy Regionalnej ?Olza? ? Euroregion �l�sk Cieszy�ski. Link poni�ej.

Dziś jest: 27.04.2024
Imieniny: Sergiusza, Teofila, Zyty

temp. 2°C
wiatr: 3km/h (NE)

polityka prywatności | mapa strony | kontakt

Informacje dla mieszka�c�w

Poradnik interesanta

Wie�ci znad Brennicy

Rozk�ad jazdy

Wojskowa Komenda Uzupe�nie�

Wa�ne adresy i telefony

Kamera LODOWISKO

Kamera AMFITEATR

Dost�p do akt�w prawnych