Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcej lub Ukryj komunikat
Facebook
Na skróty:

Informacje dla mieszkańców

Poradnik interesanta

Wieści znad Brennicy

Rozkład jazdy

Wojskowa Komenda Uzupełnień

Ważne adresy i telefony

Kamera LODOWISKO

Kamera AMFITEATR

Dostęp do aktów prawnych

Newsletter
Elektroniczny Obieg Dokumentów

O projekcie

W 2007 roku Stowarzyszenie Rozwoju i Współpracy Regionalnej ‘Olza’ – na wniosek zainteresowanych Samorządów Członkowskich – podjęło się realizacji projektu pn. „Przystosowanie systemu informatycznego administracji samorządowej do kompleksowego świadczenia usług drogą elektroniczną w gminach: Brenna, Chybie, Dębowiec, Goleszów, Istebna, Strumień, Wisła”. Projekt swoim zakresem obejmował wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów na terenie 7 gmin powiatu cieszyńskiego. Decyzja o realizacji projektu była konsekwencją niskiego rozwoju społeczeństwa informacyjnego na obszarze objętym projektem (rys1.). Niewystarczające warunki organizacyjne i techniczne dla zrealizowania usług publicznych drogą elektroniczną oraz niska efektywność pracy samorządowej administracji w procesie świadczenia e-usług były okolicznościami na podstawie których zdecydowano się do wprowadzenia zmian. Poprzez realizację projektu zakładano osiągnięcie następujących celów:
• Poprawa jakości świadczonych usług publicznych
• Wprowadzenie usług świadczonych drogą elektroniczną
• Obniżenie kosztów świadczenia usług publicznych
• Poprawa konkurencyjności gmin powiatu w skali europejskiej

Przyczyny niskiego rozwoju społeczeństwa informacyjnego w gminach objętych projektem rozpatrujemy w 2 obszarach: organizacyjnym i technologicznym.

Główną przyczyną o charakterze organizacyjnym, wpływającą na niski poziom efektywności procesów administracyjnych związanych ze świadczeniem usług publicznych drogą elektroniczną, był brak wdrożonego zarządzania procesowego w instytucjach administracji samorządowej na obszarze powyższych gmin. W celu zniwelowania problemów organizacyjnych przygotowano odpowiednie procedury, w tym analizę i optymalizację procesów administracyjnych w zakresie usług publicznych. Procesy te odbywały się w ramach przygotowań do wdrożenia narzędzi teleinformatycznych wspierających pracę urzędników w świadczeniu usług zarówno drogą elektroniczną, jak i w sposób tradycyjny.

W obszarze technologicznym na etapie przygotowania projektu wykazano brak odpowiedniego teleinformatycznego środowiska dla świadczenia e-usług wymagającego zakupu urządzeń teleinformatycznych (serwery, komputery, skanery, zestawy czytników kodów kreskowych, skanery, drukarki) oraz wdrożenia aplikacji stanowiącej środowisko elektronicznej pracy urzędników i wsparcia zarządzania procesami, które wiążą sie z realizacją e-usług publicznych. Dodatkowo wykazano pewne braki umiejętności pracowników w posługiwaniu się nowymi technologiami.

Aby stworzyć warunki do rozwoju społeczeństwa informacyjnego w mikroregionie powiatu cieszyńskiego przedmiotem zrealizowanego projektu był zakup wspomnianego sprzętu teleinformatycznego wraz z niezbędnym do realizacji celów projektu oprogramowaniem.

Rysunek 1 Obszar projektu

Projekt realizowany był w ramach Działania 2.2 Rozwój elektronicznych usług publicznych, którego głównym zamierzeniem jest rozwój elektronicznych usług publicznych dla mieszkańców regionu, niezbędnych do wypełniania zadań zwiększających zakres usług świadczonych drogą elektroniczną. Działanie to ukierunkowane jest na wdrożenie systemu wspomagania zarządzania w administracji publicznej na poziomie lokalnym, ponadlokalnym oraz regionalnym. Priorytetowym zadaniem zrealizowanego projektu było zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług, a także integracja i standaryzacja istniejących oraz nowotworzonych systemów informatycznych.

Koncepcja projektu zakładała poprawę życia mieszkańców poprzez zmniejszenie uciążliwości przy załatwianiu spraw administracyjnych dzięki wdrożeniu Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwalającego na przetwarzanie i obsługę pism w formie dokumentów elektronicznych. Wdrożenie tego rozwiązania umożliwiło:
• skrócenie czasu realizacji usług
• usprawnienie procedur administracyjnych
• wypełnianie komputerowo formularzy, które wymagają wielokrotnego wypełniania tych samych informacji
• kontakt z urzędem bez konieczności osobistego stawiennictwa w celu złożenia wniosków, przekazania informacji lub też wnoszenia opłat administracyjnych
• podniesienie jakości usług administracji publicznej

W ramach projektu zaplanowano i zrealizowano następujące działania:
• uzupełnienie infrastruktury sprzętowej i niezbędnego oprogramowania
• zakup i wdrożenie oprogramowania

Stronami zaangażowanymi w realizację projektu były Partnerskie Gminy: Brenna, Chybie, Dębowiec, Goleszów, Istebna, Strumień, Wisła oraz Stowarzyszenie Rozwoju i Współpracy Regionalnej ‘Olza’ – Euroregion Śląsk Cieszyński.

Stowarzyszenie w niniejszym Projekcie, pełniło funkcję Lidera, którego zadaniem było zapewnienie koordynacji i nadzoru nad poprawną realizacją Projektu. Ponadto lider m.in. przygotowywał raporty monitorujące dla Instytucji Zarządzającej RPO WSL z postępu realizacji Projektu. Dodatkowo Stowarzyszenie było stroną podpisującą kontrakty z wykonawcami. Wszystkie 7 Gmin uczestniczących w Projekcie posiada status Partnerów Projektu.
Z powodu niewystarczających zasobów kadrowych Lidera Projektu i Gmin Partnerskich, niezbędne było również wyłonienie, w drodze negocjacji, Inżyniera Projektu pełniącego funkcję doradcy technologicznego, którego główną rolą było bieżące doradztwo w zakresie wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w ramach Projektu.

Projekt współfinansowany był przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 z priorytetu II „Społeczeństwo informacyjne”, Działanie 2.2. „Rozwój elektronicznych usług publicznych”. Wartość całego projektu – zgodnie z Umową – nie mogła przekroczyć kwoty dofinansowania 732 987,00 PLN, z czego 85% współfinansowanych zostało z EFRR, a 15% z budżetów gminnych.

Przebieg i etapy realizacji

Prace nad projektem rozpoczęły się od określenia celów i opracowania studium wykonalności, będącego integralna częścią składanego w 2008 r. wniosku o dofinansowanie.

Zgodnie z założeniami projektu w sierpniu 2010 roku w wyniku przeprowadzenia negocjacji na świadczenie usług Inżyniera Kontraktu dla projektu został wyłoniony Wykonawca firma Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o.

Kluczowym momentem w realizacji projektu była decyzja Województwa Śląskiego o dofinansowaniu projektu. Rzeczowa realizacja rozpoczęła się podpisaniem we wrześniu 2010 roku umowy o dofinansowanie pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego – Instytucją Zarządzającą, a Stowarzyszeniem Rozwoju i Współpracy Regionalnej OLZA – Liderem Projektu.

Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu w pierwszej kolejności opracowany i ogłoszony został przetarg, którego zadaniem było wyłonienie Wykonawcy, będącego jednocześnie dostawcą sprzętu komputerowego oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. Za najkorzystniejszą ofertę w postępowaniu przetargowym uznana została oferta Konsorcjum TBD Polska S.A. oraz R-data Sp. z o.o.

Zgodnie ze studium wykonalności i wnioskiem o dofinansowanie wyłoniony Wykonawca dostarczył sprzęt i wdrożył oprogramowanie według ustalonego harmonogramu.

W pierwszej kolejności dostarczono, skonfigurowano oraz uruchomiono sprzęt u wszystkich partnerów projektu. Podział w poszczególnych gminach kształtował się następująco:

• Wisła – 1 zestaw czytników kodów, 3 zestawy do podpisu elektronicznego, 1 skaner wysokowydajny, 1 serwer, 3 zestawy komputerowe oraz 1 drukarka
• Istebna – 1 zestaw czytników kodów, 7 zestawów do podpisu elektronicznego, 1 skaner oraz 4 zestawy komputerowe
• Goleszów – 1 zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego oraz 1 skanery, 1 serwer
• Strumień – 1 zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe oraz drukarka
• Brenna – zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, 2 skanery, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, klimatyzator
• Chybie – zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, skaner, serwer, zestaw komputerowy, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
• Dębowiec – zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne

Następnie zainstalowany i skonfigurowany został system obiegu dokumentów. W projekcie zakupiono 188 licencji oprogramowania. Wdrożenie obejmowało opracowanie i zamodelowanie procedur, przeprowadzenie warsztatów oraz szkoleń użytkowników, liderów i administratorów. Podczas szkoleń przeszkolonych zostało 188 osób, a szkolenia przebiegły pomyślnie i bez zakłóceń.

Efektem końcowym prac było przeprowadzenie procedur odbiorowych w ramach, których zweryfikowany został dostarczony w projekcie sprzęt. Dokonano również wdrożonego systemu obiegu dokumentów oraz podpisane zostały protokoły końcowe.

Niebagatelne znaczenie dla powodzenia projektu miała ścisła współpraca i zaangażowanie pomiędzy Wykonawcą, Liderem i Inżynierem Projektu. Ze względu krótki termin realizacji projektu strony pozostawały w stałym kontakcie, a współpraca była efektywna. Projekt z dniem 29 kwietnia 2011 roku został zakończony sukcesem.

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów

W projekcie wdrożone zostało rozwiązanie firmy specjalizującej sie w wytwarzaniu wysokiej jakości dedykowanych rozwiązań informatycznych dla podmiotów publicznych. Zaoferowany przez Wykonawcę System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (ESOD) umożliwia sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów przetwarzanych w urzędzie, procedowanie spraw oraz prowadzenie rejestrów i archiwów. Pozwala również na automatyzację pracy urzędu i zarządzanie dostępem do informacji przy zagwarantowaniu bezpieczeństwa przechowywanych danych. ESOD gwarantuje spójny, płynny obieg dokumentów kancelaryjnych, wspomaga zarządzanie obiegiem spraw i związanej z nimi korespondencji (pism, dokumentów, notatek), umożliwia obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej oraz elektronicznej. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i wykorzystuje mechanizmy automatycznego przepływu pism („work flow”) wspomagające bezobsługową pracę systemu.

Wdrożenie rozwiązania miało na celu ułatwienie zarządzania dokumentami w urzędzie poprzez zintegrowane rozwiązanie obejmujące zarówno dokumentację w formie papierowej jak i w postaci elektronicznej oraz uporządkowanie zagadnienia zarządzania dokumentami i ich przepływem pomiędzy poszczególnymi miejscami w urzędach. Jednym z pobocznych celów i korzyści wdrożenia oprogramowania jest zarządzanie dokumentami papierowymi przechowywanymi w archiwum.

Dzięki modularnej budowie i szerokim możliwościom konfiguracji, system został precyzyjnie dostosowany do wymagań poszczególnych urzędów. Koszty wdrożenia zostały ograniczone za względu na wykorzystywanie platformy typu open source.

ESOD jest rozwiązaniem w pełni zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego i Instrukcjami Kancelaryjnymi dla organów gminy i organów powiatu, regulacjami m. in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw, Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i Ustawą o ochronie danych osobowych, a także z innymi aktami prawnymi, w tym rozporządzeniami do ww. ustaw, określającymi zasady informatyzacji działalności jednostek samorządu terytorialnego.

System pozwala na wykorzystanie możliwości jakie daje praca z kodami kreskowymi oraz usprawnienia istniejącą komunikację na linii Obywatel-Urząd-Obywatel, a także ułatwia pracę w samym sektorze usług publicznych. Wprowadza dodatkowo efektywne gospodarowanie czasem pracy, redukcję kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem urzędu oraz automatyzację wielu powtarzalnych czynności. Każdy wygenerowany za pomocą ESOD dokument elektroniczny, jest udostępniany pracownikom, bez konieczności opuszczania stanowiska.

Integracja z platformą SEKAP

Gminy biorące udział w projekcie przystąpiły do projektu Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej (SEKAP), realizowanego przez jednostkę Województwa Śląskiego – Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego.

SEKAP to strategiczny dla rozwoju regionu innowacyjny projekt samorządów gmin i powiatów Województwa Śląskiego, który swoim zakresem obejmuje stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych. Efektem realizacji projektu jest modernizacja administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. Dzięki realizacji projektu wzrasta poziom usług administracyjnych dla mieszkańców i przedsiębiorców świadczonych drogą elektroniczną oraz zwiększa się efektywność pracy administracji m.in. w zakresie realizacji tych usług.

Poprzez integrację ESOD z platformą SEKAP interesanci będą mogli m.in. dokonywać płatności elektronicznych, składać elektroniczne wnioski do urzędów czy też śledzić postęp realizacji zgłoszeń. Poprzez zastosowanie takiego rozwiązania w wyniku uruchomienia usług świadczonych drogą elektroniczną w urzędach wzrośnie poziom obsługi petenta. Brak konieczności osobistego stawiennictwa ze strony interesanta w urzędzie pozwoli zaoszczędzić czas, obniżyć koszty oraz przyśpieszyć realizację zadań.

Informacje znajdują się również na stronach www Lidera projektu Stowarzyszenie Rozwoju i Współpracy Regionalnej ‘Olza’ – Euroregion Śląsk Cieszyński. Link poniżej.

Gmina Brenna
Dziś jest: 30.06.2022
Imieniny: Arnolda, Emiliany, Lucyny

temp. 2°C
wiatr: 3km/h (NE)
PPPZ e-Urząd Logo-forum Biblioteka
© 2022 Urząd Gminy Brenna